Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland
Nederlandse documenten zijn in het buitenland niet automatisch rechtsgeldig. Door legalisatie of het plaatsen van een apostille op Nederlandse documenten weten de buitenlandse autoriteiten dat het document geldig is.
Allereerst moet u informeren of het land waar u het document gaat gebruiken is aangesloten bij het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie.
Costa Rica is niet aangesloten bij dit verdrag. Dit betekent dat Nederlandse documenten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken (legalisatiebalie) in Den Haag van een legalisatie moeten worden voorzien. Nadat het Ministerie van Buitenlandse Zaken uw document heeft gelegaliseerd, moet het document nog door de Costaricaanse Ambassade worden gelegaliseerd. De Costaricaanse Ambassade bevindt zich in Den Haag, Laan Copes van Cattenburch 47, telefoon 070-
El Salvador, Honduras en Panama zijn wel aangesloten bij dit verdrag. Dit betekent dat Nederlandse documenten bestemd voor deze landen door een arrondissementsrechtbank van een apostille moeten worden voorzien.
kijk voor meer informatie op deze website onder het kopje 'algemene informatie Nederlanders in het buitenland'/'Legalisatie van documenten'.
Legalisatiebalie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
De afdeling legalisaties bevindt zich op de eerste verdieping van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en is iedere werkdag voor bezoekers toegankelijk van 09.00 uur tot 12.30 uur. Nederlandse documenten die vóór 11.30 uur zijn ingeleverd, kunnen nog dezelfde dag opgehaald worden. ’s Middags zijn de loketten gesloten voor het publiek.
Het adres is:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Bezuidenhoutseweg 67
2594 AC DEN HAAG
tel. (070) 348 47 87
Het Apostilleverdrag
Sommige landen hebben met elkaar verdragen om de procedure van legalisatie, de zogenoemde legalisatieketen, te verkorten. Dit is het geval in El Salvador, Honduras en Panama. Het houdt in dat bepaalde documenten uit het ene verdragsland met één legalisatie of soms zelfs zonder legalisatie in een ander verdragsland gebruikt kunnen worden.
Het bekendste legalisatieverdrag is het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten, ook wel het zogeheten Apostilleverdrag van 's-Gravenhage, van 5 oktober 1961.
Dit verdrag maakt legalisatie niet overbodig, maar bepaalt dat de legalisatieketen zich beperkt tot één legalisatie, de apostillestempel. Met een apostillestempel hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken. In Nederland wordt de apostillestempel afgegeven door de Arrondissementsrechtbanken.
Buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland
Documenten uit het buitenland die in Nederland gebruikt gaan worden, zijn niet automatisch rechtsgeldig. Afhankelijk van het land waar de documenten vandaan komen, moet het document worden voorzien van een legalisatie van de plaatselijke autoriteiten of een apostille.
Legalisatie Costaricaanse documenten:Een document uitgegeven door een Costaricaanse autoriteit dat overgelegd moet worden aan een Nederlandse autoriteit moet het volgende traject voor legalisatie ondergaan:
Autoriteit die het document heeft uitgegeven of die het 'erkent'. Alle door het register in Costa Rica afgegeven verklaringen dienen door het 'Tribunal Supremo de Elecciones' te worden gelegaliseerd. Verklaringen van advocaten dienen door het 'colegio de notariados' te worden gelegaliseerd. Diplomas dienen door het Ministerie van Onderwijs te worden gelegaliseerd.
Costaricaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken ('Casa Amarilla') in San José, afdeling Legalisaties.
U moet er rekening mee houden dat in Nederland alleen documenten worden geaccepteerd die niet langer dan zes maanden geleden zijn afgegeven. Documenten dienen vertaald te worden naar het Nederlands door een beëdigde vertaler wanneer deze niet in de Engelse, Franse of Duitse taal gesteld zijn. De vertaling dient ook door het Costaricaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden gelegaliseerd.
Legalisatie van documenten uit El Salvador, Honduras en Panama:
Documenten die uitgegeven zijn door genoemde landen en overgelegd moeten worden aan een Nederlandse autoriteit, dienen van een apostillestempel te worden voorzien door de buitenlandse autoriteit
Hieronder wordt per land vermeld door welke instantie de apostille wordt afgegeven.
Honduras
Ministerio de Relaciones Exteriores, departamento de Autentificaciones
Boulevard Kuwait edificio junto a la Corte Suprema de Justicia
Tegucigalpa, Honduras
Telefoon (504) 234-4971, 243-5411
El Salvador
Ministerie van Buitenlandse Betrekkingen (Ministerio de Relaciones Exteriores)
San Salvador
Panama
Autenticaciones y Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores
Avenida Cuba y Calle 39 (Frente a Urgencias del Hospital Nacional)
Panamá
kijk voor meer informatie op deze website onder het kopje 'algemene informatie buitenlanders naar Nederland/Legalisatie van documenten'.
Vragenformulier in te vullen op de ambassade/consulaat
Vanaf 12 mei 2006 moeten enkele aktes vergezeld gaan van een vragenformulier. Dit op verzoek van bestuursinstanties in Nederland. Het invullen van het formulier geschiedt op basis van vrijwilligheid. De Ambassade of het Consulaat vult in samenspraak met de aanvrager een deel van het vragenformulier in. Het deel met persoonsvragen dient door de houder van het document te worden ingevuld. Het wel of niet invullen van het vragenformulier kan invloed hebben op de acceptatie van het document in Nederland. Het gaat om de volgende aktes:
- geboorteakte of -bewijs
- akte of bewijs van adoptie
- akte of bewijs van erkenning
- bewijs van ongehuwd zijn
- huwelijksakte of -bewijs
- akte of bewijs van echtscheiding
- akte of bewijs van overlijden
- afstandsverklaring betreffende nationaliteit
Bemiddeling in het opvragen van documenten
Als een Nederlandse instantie u om een recent en gelegaliseerd document uit het buitenland vraagt, gaat het meestal om geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen en laten legaliseren van deze buitenlandse aktes.
Aanvragen en legaliseren van een buitenlands document:
U schrijft een brief aan de Afdeling Legalisaties van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken waarin u verzoekt om een document in een bepaald land aan te vragen of te laten legaliseren. Het document moet wel altijd betrekking hebben op een persoon met de Nederlandse nationaliteit. U sluit het volgende bij:
- een kopie van uw Nederlandse paspoort;
- wanneer u een recent en gelegaliseerd document opvraagt: een kopie van het (oude) document;
- als het gaat om het aanvragen van een afschrift van uw geboorteakte en u niet meer over een kopie daarvan beschikt: de volledige voor- en achternamen van uw ouders. In sommige landen is het echter niet altijd mogelijk om zonder een kopie van de oude akte een afschrift op te vragen
- wanneer u een document wilt laten legaliseren: het originele document. Het document mag meestal niet langer dan één jaar geleden zijn afgegeven.
Het aanvragen of laten legaliseren van buitenlandse documenten kan enige maanden in beslag nemen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is voor wat betreft het aanvragen van documenten afhankelijk van lokale omstandigheden en kan dus niet garanderen dat u het document ook werkelijk krijgt.
De bemiddelingskosten voor het aanvragen en/of laten legaliseren van een buitenlands document kan variëren van € 36,25 tot € 131,- per document.
Indien het document niet kan worden verkregen, kunnen de door u betaalde bemiddelingskosten helaas niet aan u worden terugbetaald, aangezien er altijd kosten met het aanvragen van documenten zijn gemoeid.
Buitenlanders woonachtig in Nederland, die een gelegaliseerd geboortebewijs nodig hebben, kunnen dit niet via het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag aanvragen, maar moeten het langs andere weg regelen (bijv. familie in het desbetreffende land of bij de Ambassade van het desbetreffende land in Nederland).
